9 min read

Lập mô hình chi phí

Mô hình xác định chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (ABC)

Phương pháp xác định chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (Activity-based costing, viết tắt là phương pháp ABC) là một phương pháp xác định chi phí hiện đại. Phương pháp này được cho là đem lại lợi ích lớn cho chủ đâu tư, đặc biệt là phục vụ công tác kiểm soát chi phí, định giá sản phẩm và quản trị hiệu quả hoạt động. Hiện nay, phương pháp ABC đã được áp dụng phổ biến ở các quốc gia phát triển trên thế giới như: Mỹ, Anh, Pháp, Trung Quốc,…

Phương pháp xác định chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (ABC), mô hình xác định chi phí dựa trên cơ sở hoạt động sử dụng ma trận EAD, mô hình xác định chi phí dựa trên cơ sở hoạt động theo thời gian (TDABC).

Các mô hình ABC

Mô hình ABC truyền thống

Phương pháp ABC là một phương pháp xác định chi phí sản xuất sản phẩm, dịch vụ. Phương pháp này coi việc tiến hành các hoạt động là cơ sở, là nguồn gốc phát sinh chi phí và tập trung vào việc phân bổ chi phí sản xuất chung cho các sản phẩm, dịch vụ dựa trên cơ sở các hoạt động cần cho việc sản xuất sản phẩm, dịch vụ đó. Phương pháp ABC được xây dựng trên cơ sở lập luận rằng việc thực hiện các hoạt động sẽ làm phát sinh chi phí, trong khi đó các hoạt động lại được thực hiện để tạo ra các sản phẩm, dịch vụ,…

Mô hình ABC truyền thống được xây dựng dựa trên cơ sơ lý luận nền tảng của phương pháp ABC. Theo đó, khi các hoạt động của một doanh nghiệp được nhận diện, chi phí sản xuất chung sẽ được phân bổ vào các hoạt động (hay trung tâm hoạt động) dựa vào các tiêu thức phân bổ nguồn lực. Sau đó, chi phí sẽ được phân bổ, hoặc truy nguyên từ các tổ hợp chi phí hoạt động đến sản phẩm, dịch vụ theo tỷ lệ nhu cầu đối với từng hoạt động của từng sản phẩm.

Các bước triển khai mô hình ABC truyền thống

Bước 1: Nhận diện các chi phí trực tiếp

Chi phí trực tiếp trong các đơn vị sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. Các khoản chi phí này thường dễ nhận diện và được tập hợp thẳng vào đối tượng xác định chi phí để xác định chi phí sản xuất sản phẩm.

Bước 2: Nhận diện các hoạt động

Nhận diện các hoạt động tạo ra chi phí gián tiếp là vấn đề cơ bản của phương pháp ABC. Theo phương pháp này, mỗi hoạt động hoặc nhóm các hoạt động thường bao gồm các khoản chi phí có cùng nguồn gốc phát sinh (cost driver). Do vậy, việc nhận diện các hoạt động phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ của mỗi doanh nghiệp có các hoạt động tạo ra chi phí gián tiếp khác nhau. Các hoạt động từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng của quá trình sản xuất sẽ được nhận diện như vận hành máy, chế tạo sản phẩm, kiểm tra sản phẩm, nghiệm thu,...

Bước 3: Nhận diện chi phí gián tiếp và tập hợp chi phí cho từng hoạt động

Nhận diện các chi phí gián tiếp (các nguồn lực) và hạch toán quá trình sử dụng các nguồn lực cho các hoạt động, còn gọi là tập hợp chi phí cho các tài khoản chi phí hoạt động. Mỗi một hoạt động cần tập hợp chi phí riêng vào một tài khoản chi tiết chi phí hoạt động.

Bước 4: Xác định tiêu thức phân bổ chi phí cho từng hoạt động

Xác định nguồn phát sinh chi phí, hay xác định tiêu thức phân bổ chi phí. Khi xác định tiêu thức phân bổ chi phí cho các hoạt động phải đảm bảo các tiêu thức phân bổ đó phải có mối quan hệ nhân quả với hoạt động.

Bước 5: Đo lường và xác định chi phí các hoạt động

Sau khi chi phí gián tiếp được tập hợp cho từng hoạt động, sẽ tiến hành xác định chi phí cho từng hoạt động dựa trên cơ sở phân bổ chi phí gián tiếp cho từng đơn vị hoạt động theo tiêu thức đã xác định ở Bước 4 và kết quả đo lường tổng số tiêu thức phân bổ của hoạt động.

Bước 6: Xác định chi phí sản phẩm, dịch vụ

Sau khi chi phí sản xuất chung được tập hợp và tính cho từng hoạt động, kế toán tiến hành phân bổ chi phí sản xuất chung của các hoạt động cho các sản phẩm, dịch vụ. Nếu hoạt động liên quan đến một loại sản phẩm thì kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí đó cho đối tượng xác định chi phí thành. Nếu hoạt động liên quan tới 2 loại sản phẩm trở lên thì phải đo lường số đơn vị hoạt động dùng cho từng loại sản phẩm, trên cơ sở đó phân bổ chi phí của từng hoạt động cho từng loại sản phẩm cụ thể. Cuối cùng, tổng hợp chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp để xác định giá thành sản xuất của sản phẩm, dịch vụ.

Mô hình ABC sử dụng ma trận EAD

Sự hình thành phương pháp ABC sử dụng ma trận EAD

Mặc dù đã có nhiều tài liệu báo cáo về việc áp dụng phương pháp ABC tại các doanh nghiệp sản xuất lớn trên thế giới, nhưng phương pháp ABC vẫn chưa được chấp nhận rộng rãi bởi các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ. Một số yếu tố cản trở các công ty sản xuất này xây dựng và áp dụng phương pháp ABC bao gồm thiếu hụt dữ liệu, thiếu nguồn lực đầy đủ trong kỹ thuật, tài chính và tin học. Trong đó, nguyên nhân chính đó là trở ngại do thiếu dữ liệu, tập trung vào vấn đề thu thập và xử lý dữ liệu cần thiết với định dạng chính xác và chi phí hợp lý. Do các thông tin cần thiết để vận hành và triển khai phương pháp ABC rất tốn kém và đặc biệt là khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bị hạn chế về tài chính, các công ty này cần phải rất chọn lọc trong các loại dữ liệu và phân tích mà họ sử dụng để xác định chi phí sản xuất chung.

Trong nghiên cứu về việc áp dụng phương pháp ABC tại Công ty Tools Inc., một công ty sản xuất thiết bị trong ngành công nghiệp, Valentina Gecevska và Zoran anisic (2006) đã giới thiệu mô hình ABC sử dụng ma trận EAD. Mô hình ABC sử dụng ma trận EAD là một mô hình hiệu quả và không tốn kém để áp dụng, rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mô hình này cung cấp thông tin chi phí chính xác cho người ra quyết định để thiết lập chiến lược của công ty, xác định giá thành sản phẩm, và cải thiện cơ cấu chi phí.

Nội dung mô hình ABC sử dụng ma trận EAD

Trong mô hình này, các hoạt động được nhóm lại thành nhóm các hoạt động để đảm bảo sao cho số lượng các hoạt động không quá nhiều. Sau đó, kế toán sử dụng ma trận chi phí - hoạt động (ma trận EAD) để phân bổ chi phí nguồn lực cho các hoạt động và sử dụng ma trận hoạt động - sản phẩm (ma trận ADP) để tiến hành phân bổ chi phí hoạt động cho sản phẩm.

Các bước triển khai mô hình ABC sử dụng ma trận EAD

- Bước 1: Nhận diện và tập hợp chi phí trực tiếp

Chi phí trực tiếp trong các doanh nghiệp sản xuất thường bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Trong mỗi hoạt động, các chi phí này có thể nhận diện ngay khi phát sinh chi phí và được tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng xác định chi phí thành.

- Bước 2: Nhận diện và tập hợp chi phí gián tiếp. Bước này đòi hỏi việc phân chia các chi phí chung thành các nhóm chi phí có tính chất đồng nhất.

- Bước 3: Nhận diện các hoạt động.

Nhận diện các hoạt động là yêu cầu cốt lõi của phương pháp ABC, theo đó kế toán quản trị phải phát hiện các hoạt động có yếu tố cơ bản làm phát sinh chi phí. Yếu tố cơ bản đó thường gọi là nguồn sinh phí (cost driver). Tùy thuộc vào đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ mà mỗi doanh nghiệp có các hoạt động khác nhau. Điểm mấu chốt trong việc nhận diện các hoạt động là phân loại các hoạt động theo các cấp độ hoạt động. Dựa vào đó, kế toán có thể xác định được các tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực cho các hoạt động và phân bổ chi phí hoạt động cho các đối tượng xác định chi phí phù hợp.

- Bước 4: Chọn tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực.

Sau khi các chi phí nguồn lực được tập hợp theo từng nhóm hoạt động thì sẽ tiến hành lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí của từng nhóm hoạt động cho các đối tượng xác định chi phí. Tiêu chuẩn phân bổ chính là nguồn sinh phí ở hoạt động đó.

Chi phí nguồn lực có thể được phân bổ trực tiếp hoặc ước lượng cho các hoạt động. Phân bổ trực tiếp đòi hỏi đo lường mức sử dụng thực tế các nguồn lực của các hoạt động. Trường hợp không thể đo lường mức sử dụng thực tế các nguồn lực, có thể ước lượng tỷ lệ phần trăm thời gian lao động sử dụng cho mỗi hoạt động. Thông thường, để mô tả mối quan hệ giữa chi phí và hoạt động, người ta thiết lập ma trận Chi phí - Hoạt động (EAD).

- Bước 5: Tính toán mức phân bổ

Trước tiên, tính toán giá trị bằng tiền cho các hoạt động. Giá trị bằng tiền của các hoạt động được tính theo công thức:

Tiếp theo, tính toán giá trị bằng tiền cho các sản phẩm. Giá trị bằng tiền của các sản phẩm được tính theo công thức:

Bước 6: Tổng hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm

Tại bước này, kế toán sẽ tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm theo công thức sau:

Giá thành

sản phẩm i

Chi phí trực tiếp sản phẩm i

Chi phí gián tiếp sản phẩm i

Mô hình ABC theo thời gian (TDABC)

Sự hình thành mô hình TDABC

Mặc dù phương pháp ABC đem lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, nhưng phương pháp này vẫn không được chấp nhận trên phạm vi toàn cầu. Trong một khảo sát hàng năm về việc áp dụng những công cụ quản lý, phương pháp ABC được xếp dưới mức trung bình với tỉ lệ áp dụng chỉ 50%.

Robert S.Kaplan, cha đẻ của phương pháp ABC, vào năm 2005 đã giới thiệu về mô hình ABC điều chỉnh theo thời gian (Time-driven ABC, viết tắt là TDABC). Mô hình này đơn giản hơn, chi phí triển khai thấp hơn mô hình ABC truyền thống.

Mô hình TDABC đơn giản hóa quá trình tính toán chi phí bằng cách loại bỏ việc phải phỏng vấn và khảo sát các nhân viên. Mô hình mới này gán các nguồn lực về chi phí cho các đối tượng chi phí một cách trực tiếp bằng cách sử dụng một bộ khung súc tích hơn và chỉ cần hai ước tính. Đầu tiên, mô hình tính toán chi phí của việc cung ứng công suất nguồn lực. Sau đó, TDABC sử dụng tỉ lệ chi phí công suất để phân bổ chi phí nguồn lực theo bộ phận cho các đối tượng chi phí bằng cách ước tính nhu cầu cho công suất nguồn lực (điển hình là thời gian) mà mỗi đối tượng chi phí cần.

- Nội dung của mô hình TDABC

- Ước tính thời gian xử lý

- Ước tính lượng thời gian tiêu thụ

Đầu vào quan trọng nhất của mô hình TDABC là thời gian (công suất) cần cho việc thực hiện một hoạt động, chẳng hạn như xử lí một đơn hàng, thực hiện một hoạt động sản xuất, hoặc phục vụ một khách hàng.

Xây dựng phương trình thời gian

Những doanh nghiệp đã vẽ sẵn sơ đồ quy trình đều có thể xây dựng phương trình thời gian trực tiếp bằng cách ước tính thời gian cho từng hoạt động. Những doanh nghiệp chưa có sơ đồ quy trình có thể bắt đầu ở mức độ đơn giản hơn bằng việc ước tính thời gian tối thiểu để thực hiện quy trình, việc này được gọi là PO trong phương trình thời gian:

Đối với những quy trình chi phí thấp hoặc ít có sự biến đổi chỉ cần một nhân tố. Đối với những quy trình có chi phí cao hay biến đổi lớn, phương trình thời gian sẽ được mở rộng.

Tính toán tỉ lệ chi phí công suất

Ước tính tổng chi phí bộ phận: Chi phí sản xuất chung phân bổ cho bộ phận là tử số trong phép tính tỉ lệ công suất thực tế.

Ước tính công suất thực tế: Công suất thực tế là mẫu số trong phép tính tỉ lệ chi phí công suất, là công suất thực tế của những nguồn lực thực hiện các công việc trong bộ phận.